Términos de Servicio

1Identificación del Prestador

2Objeto y ámbito de aplicación

ChronoWork es una plataforma de control de registro de jornada laboral en modalidad de software como servicio (SaaS). El Servicio permite al Cliente registrar, almacenar, consultar y exportar los registros de jornada de sus personas trabajadoras en cumplimiento del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y del Real Decreto-ley 8/2019.

Estos Términos resultan de aplicación a todas las modalidades de contratación del Servicio, incluyendo el plan de prueba gratuito y las suscripciones de pago. Condiciones específicas adicionales — descuentos, compromisos de permanencia, niveles de servicio personalizados — se regulan, en su caso, mediante contrato o pedido firmado entre LOOM y el Cliente, que prevalecerá sobre estos Términos en caso de divergencia.

3Descripción funcional del Servicio

El Servicio incluye, sin carácter exhaustivo, las siguientes funcionalidades:

• Registro de jornada mediante fichaje de entrada, salida y pausas, con verificación de geolocalización dentro del perímetro configurado por el Cliente.
• Gestión de personas trabajadoras (altas, bajas, modificación de datos, asignación a centros de trabajo).
• Gestión de centros de trabajo con coordenadas GPS y radio de geovalla configurable.
• Generación de informes en formatos PDF y CSV, incluyendo informes específicos para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
• Almacenamiento seguro de los registros durante un mínimo de cuatro (4) años, conforme a la normativa laboral.
• Panel de administración con analítica de presencia, control de turnos, aprobación de solicitudes y exportación de evidencias.
• Acceso para la Inspección de Trabajo mediante perfil específico de lectura (rol inspector_itss) y sistema de verificación QR.
• Asistente IA (módulo Premium opcional) para consultas de gestión y generación de borradores, sujeto a seudonimización previa de los datos.

El detalle actualizado de las funcionalidades incluidas en cada plan y sus eventuales limitaciones técnicas se publica en la página comercial de ChronoWork y/o se pacta expresamente en la propuesta comercial.

4Registro de cuenta y acceso

El Cliente se da de alta en el Servicio cumplimentando el formulario de registro disponible en chronowork.eu/registro. Es obligatorio facilitar datos veraces, exactos y actualizados. LOOM podrá suspender o cancelar cuentas con datos falsos, suplantados o no verificados.

El acceso al Servicio se realiza mediante autenticación con correo electrónico y contraseña, complementada con autenticación multifactor (TOTP) para perfiles con rol de administrador de empresa, conforme a la política de seguridad documentada en el Servicio. El Cliente es responsable de la custodia de sus credenciales, de activar 2FA en sus cuentas de administrador y de comunicar a LOOM cualquier uso no autorizado.

LOOM no se hace responsable de los daños derivados del uso indebido de credenciales por parte de personas vinculadas al Cliente. Las cuentas de persona trabajadora son creadas por el administrador de empresa del Cliente, quien asume la responsabilidad de informar a sus personas trabajadoras sobre el tratamiento de sus datos y de obtener, cuando proceda, las autorizaciones internas necesarias.

5Obligaciones del Cliente

El Cliente se obliga, en particular, a:

• Utilizar el Servicio de conformidad con la ley, estos Términos, la Política de Privacidad y, en su caso, el contrato o pedido firmado con LOOM.
• Informar a sus personas trabajadoras y, en general, a los titulares de los datos personales tratados a través del Servicio, en cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD.
• Actuar como responsable del tratamiento de los datos que introduce en ChronoWork. Las obligaciones específicas de LOOM como encargado se regulan en el Acuerdo de Encargado de Tratamiento (DPA).
• No introducir contenido ilícito, difamatorio, que vulnere derechos de terceros o que infrinja normativa laboral, de protección de datos o de propiedad intelectual.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar ni intentar extraer el código fuente del Servicio, salvo en los supuestos expresamente permitidos por la ley.
• Abonar puntualmente los precios y tarifas aplicables en las condiciones pactadas.
• Notificar a LOOM cualquier incidencia de seguridad o sospecha de uso no autorizado en un plazo máximo de 24 horas.

6Obligaciones de LOOM

LOOM se obliga a:

• Prestar el Servicio con la diligencia profesional propia de su sector y conforme a las descripciones funcionales publicadas.
• Mantener la disponibilidad del Servicio conforme a los niveles de servicio (SLA) publicados en la documentación comercial. En el caso del plan estándar, LOOM ofrece un objetivo de disponibilidad del 99,5 % mensual, medido en la infraestructura de producción.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas al nivel de riesgo: cifrado en tránsito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256), control de acceso por roles (RLS en base de datos), autenticación multifactor, registros de auditoría inmutables y copias de seguridad periódicas.
• Actuar como encargado del tratamiento de los datos personales que el Cliente introduce en el Servicio, en los términos del DPA.
• Notificar al Cliente, sin dilación indebida y en todo caso en un plazo máximo de 48 horas, cualquier incidente de seguridad que afecte de forma significativa a sus datos personales.
• Proporcionar soporte técnico en horario laboral (L–V, 9:00–18:00 CET) a través de los canales publicados en el Servicio, con tiempos de respuesta objetivo en función de la severidad del incidente.
• Realizar copias de seguridad diarias y permitir al Cliente la exportación de sus datos en formatos estructurados y legibles por máquina en cualquier momento durante la vigencia del contrato.

7Precios, facturación y pagos

El Servicio se ofrece mediante suscripción periódica (mensual o anual) cuyo importe figura en la página comercial y/o en la propuesta personalizada remitida al Cliente. El primer periodo de prueba de catorce (14) días es gratuito y no requiere tarjeta; al término del mismo, el Cliente podrá contratar un plan de pago o dejar de utilizar el Servicio.

Los pagos se realizan a través del proveedor de pagos Stripe, conforme a las Condiciones de Servicio de Stripe que el Cliente acepta al facilitar sus datos de pago. LOOM no almacena en sus sistemas números de tarjeta completos: el token de pago es gestionado íntegramente por Stripe conforme al estándar PCI DSS nivel 1.

Las tarifas pueden actualizarse, previa notificación al Cliente con al menos treinta (30) días de antelación, mediante comunicación escrita a la dirección de contacto facilitada por el Cliente. Las modificaciones de precio no afectarán al periodo de facturación en curso: se aplicarán a partir de la siguiente renovación.

Los impuestos aplicables (IVA, IGIC, IPSI u otros tributos indirectos) se añadirán a las tarifas conforme a la normativa fiscal vigente en cada momento. Para clientes intracomunitarios con NIF-IVA válido, la facturación se realizará en régimen de inversión del sujeto pasivo cuando proceda.

8Duración, renovación y terminación

La duración de la suscripción es la pactada en el pedido o propuesta comercial. En defecto de pacto expreso, la suscripción es mensual y se renueva automáticamente por periodos sucesivos de igual duración, salvo que cualquiera de las partes comunique su voluntad de no renovar con una antelación mínima de quince (15) días respecto al vencimiento del periodo en curso.

LOOM y el Cliente podrán resolver el contrato en cualquier momento mediante comunicación escrita. En caso de resolución anticipada por decisión unilateral del Cliente sin causa justificada, no se reembolsarán las cantidades abonadas por periodos no consumidos.

En caso de impago reiterado (dos o más periodos consecutivos), LOOM podrá suspender el Servicio previa notificación escrita con siete (7) días de antelación y, en última instancia, resolver la relación. La suspensión no exonera al Cliente del pago de las cantidades devengadas hasta la fecha de la suspensión efectiva.

9Confidencialidad y protección de datos

Ambas partes se comprometen a tratar como confidencial toda la información comercial, técnica, financiera o de cualquier otra naturaleza a la que tengan acceso como consecuencia de la relación contractual, y a no divulgarla a terceros sin consentimiento previo y por escrito de la otra parte, salvo en los supuestos previstos por la ley.

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad de ChronoWork y por el Acuerdo de Encargado de Tratamiento (DPA) que las partes suscriben en cumplimiento del artículo 28 del RGPD.

10Propiedad intelectual e industrial

ChronoWork, su código fuente, su diseño, sus marcas, nombres comerciales, bases de datos, documentación y demás elementos de propiedad intelectual son titularidad de LOOM S.L. o de los terceros que han licenciado dichos derechos a LOOM. La contratación del Servicio confiere al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible, revocable y limitada al ámbito de la suscripción contratada, sin que ello suponga cesión alguna de derechos de propiedad intelectual o industrial.

El Cliente conserva la plena propiedad sobre los datos que introduce en el Servicio y sobre los informes que genera a partir de los mismos. LOOM no utiliza los datos del Cliente para fines distintos de la prestación del Servicio y, en particular, no los utiliza para entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial.

11Limitación de responsabilidad

LOOM responderá de los daños y perjuicios causados al Cliente como consecuencia de incumplimientos imputables a LOOM en la prestación del Servicio, con los siguientes límites:

• La responsabilidad total de LOOM en cada periodo anual de vigencia del contrato se limita al importe efectivamente abonado por el Cliente en los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho generador.
• En ningún caso LOOM será responsable de daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos, pérdida de oportunidad o daño reputacional.
• LOOM no será responsable de los daños derivados de (i) uso del Servicio contrario a estos Términos, (ii) incidencias en redes de comunicaciones o energía ajenas a LOOM, (iii) incumplimientos del Cliente de la normativa laboral o de protección de datos, (iv) fuerza mayor.

LOOM mantiene una póliza de seguro de responsabilidad civil profesional con cobertura suficiente para los riesgos derivados de la prestación de servicios SaaS. La certificación de cobertura puede solicitarse a través del canal de soporte.

12Suspensión del Servicio

LOOM podrá suspender, total o parcialmente, el Servicio en los siguientes supuestos:

• Mantenimiento programado, con aviso previo de al menos 48 horas siempre que sea razonablemente posible.
• Mantenimiento correctivo urgente para preservar la seguridad o integridad del Servicio.
• Incumplimiento grave o reiterado por el Cliente de estos Términos, en particular impago, uso fraudulento o introducción de contenido ilícito.
• Requerimiento de autoridad judicial o administrativa competente.
• Fuerza mayor o hechos fortuitos fuera del control razonable de LOOM.

13Modificaciones de los Términos

LOOM podrá modificar estos Términos cuando exista una causa justificada, en particular: cambios normativos, evolución del Servicio, ajustes técnicos o de seguridad, o motivos comerciales razonables. Las modificaciones se notificarán al Cliente con al menos treinta (30) días de antelación a su entrada en vigor, mediante correo electrónico a la dirección facilitada y/o aviso visible en el panel de administración.

Si el Cliente no estuviera conforme con las modificaciones, podrá resolver la suscripción sin penalización alguna antes de la fecha de entrada en vigor de las mismas. La continuación en el uso del Servicio tras la fecha de entrada en vigor se entenderá como aceptación de los Términos modificados.

14Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por la legislación española y, en lo que resulte aplicable, por la legislación de la Unión Europea. Para cuantas cuestiones pudieran derivarse de su interpretación o aplicación, las partes se someten expresamente a los Juzgados y Tribunales de la ciudad de Mérida (Badajoz), salvo en los supuestos en los que la normativa procesal o de consumo aplicable fije imperativamente otro fuero distinto.

Conforme al Reglamento (UE) 524/2013, el Cliente que tenga la condición de consumidor en podrá acceder a la plataforma de resolución de litigios en línea de la Comisión Europea disponible en ec.europa.eu/consumers/odr.

15Contacto y notificaciones

Para cualquier comunicación relativa a estos Términos, las partes podrán dirigirse a:

Las notificaciones del Cliente a LOOM se realizarán preferentemente por correo electrónico a la dirección indicada, con confirmación de recepción. Las notificaciones de LOOM al Cliente se realizarán al correo electrónico facilitado en el alta o al que figure actualizado en el panel de administración.